6.1. Registrar actuaciones e indicadores

Situación y decisión

El expediente recibe cuatro semanas de avisos y actuaciones. Algunas contienen hora verificable en el registro sintético; otra solo una afirmación sobre haber enviado un mensaje. Debes construir una bitácora que permita saber qué pasó, según qué fuente y qué decisión se tomó, sin rellenar ausencias con suposiciones. A1 incorpora ese registro y una comparación limitada con M4-R06.

Registrar no es acumular toda la información disponible. Se documenta lo necesario para la finalidad, con acceso, seguridad y conservación adecuados. La información que no se necesita no se solicita por si acaso. La utilidad del registro se comprueba cuando otra persona autorizada puede reconstruir una actuación sin confundir un relato, una comprobación y una decisión.

6.1.1. Documentos distintos para necesidades distintas

Una nota de sesión resume una conversación profesional: finalidad, participantes, datos relevantes atribuidos, resultado y siguiente paso. Un registro de actuación recoge también tareas sin sesión, como preparar una respuesta o revisar un documento. Un acuerdo identifica contenido y aceptación dentro del marco aplicable. Una nota de incidencia describe un cambio o dificultad que requiere una decisión. Una comunicación transmite a un destinatario lo necesario para una finalidad concreta. Ninguno sustituye automáticamente a los demás.

La bitácora es un índice cronológico de lo relevante, no una copia completa de cada documento. Puede enlazar un código de nota y consignar una síntesis suficiente. Evita duplicar relatos sensibles en varias tablas: aumenta la exposición, dificulta rectificar y crea versiones incompatibles. Si se modifica una anotación, conserva trazabilidad de qué se corrigió, por quién y por qué, según el sistema autorizado.

Separa fecha del hecho y fecha de conocimiento. Un mensaje recibido hoy puede describir un incidente de la semana pasada. Si solo se sabe «el lunes», no inventes una hora. En este curso se utilizan semanas y días relativos porque el caso es ficticio; en una actuación real se necesita identificación temporal suficiente y coherente. También debe registrarse si la información llegó después de tomar una decisión.

La fuente se expresa con precisión: «A refiere», «registro sintético del mensaje», «respuesta general del centro» o «actuación profesional estipulada». «Consta» debe permitir localizar qué consta. Una captura aportada por una persona no demuestra automáticamente todo el contexto, y su obtención o tratamiento también requiere revisión. No enseñamos a pedir capturas indiscriminadas ni a investigar cuentas ajenas.

Un ejemplo de mala nota sería «B vuelve a incumplir porque no le importa». Contiene recurrencia, calificación e intención no justificadas. Una nota útil puede decir: «En la semana 3 no se realizó el contacto previsto con B. B comunicó posteriormente que había cambiado su turno. Se propuso reprogramar; su explicación se registra como relato, no como comprobación laboral». La actuación siguiente se vincula al dato, no a un juicio global.

6.1.2. Línea de base e indicadores

Una línea de base describe la situación de partida con criterios definidos. Sirve para comparar, pero no acredita por sí sola el origen de un problema. En M4-R06 se recogieron ocho oportunidades de aviso antes de un plan futuro. En M6 se presentan cuatro oportunidades nuevas de un procedimiento delimitado. No son las mismas semanas ni las mismas recogidas; tampoco debe asumirse comparabilidad completa.

Un indicador necesita nombre, finalidad, unidad de observación, numerador, denominador, fuente, periodo y criterio de dato ausente. «Buena comunicación» no permite contar de manera consistente. «Avisos documentados antes de las 20:00 del miércoles sobre cuatro oportunidades previstas» sí permite una clasificación, siempre que aclares qué significa documentado y que no se está midiendo una modificación de recogida.

En este ejercicio la oportunidad es cada miércoles de la fase de cuatro semanas, no cada mensaje ni cada hijo. Varios mensajes sobre el mismo aviso no crean varias oportunidades. Un estado pendiente puede cumplir el criterio de aviso puntual: comunica incertidumbre sin fingir que está resuelta. Si el indicador exigiera solución completa, sería otra variable y no podría compararse usando el mismo nombre.

La carga sobre los hijos requiere información propia. Que un aviso llegue a tiempo no demuestra que no hubo recados. M6 registra por separado si se refirió un recado adulto trasladado a un hijo durante la semana. El criterio es docente, no una escala de bienestar. La ausencia de recado registrado debe distinguirse de una comprobación exhaustiva de que nunca existió.

También puede medirse el proceso del servicio: contactos previstos y realizados, reprogramaciones, peticiones respondidas o documentos pendientes. Estos indicadores informan de ejecución, no de eficacia. Realizar cuatro contactos no prueba que se hayan alcanzado objetivos familiares. Un contacto cancelado tampoco demuestra abandono del servicio si existe reprogramación y continuidad documentada.

6.1.3. Datos ausentes y límites de comparación

Una ausencia de dato no es un cero. Si no consta la hora de un aviso, no se clasifica como puntual ni tardío sin soporte suficiente. Puedes mostrar dos proporciones: sobre oportunidades previstas y sobre oportunidades con dato. Ambas deben indicar su denominador y las ausencias. Cambiar de denominador sin avisar puede producir una apariencia de mejora.

En M6-R01 hay dos avisos documentados en criterio sobre cuatro oportunidades: 2/4, 50 %. Hay uno fuera de criterio y uno sin hora documentada suficiente: 25 % y 25 %. Entre las tres oportunidades clasificables, 2/3 equivalen a 66,7 %. Esta última cifra no permite afirmar que se cumplieron dos tercios de las cuatro oportunidades previstas. La afirmación de B sobre la semana 3 se conserva como fuente adicional, sin convertirla en marca temporal comprobada.

Para recados hay uno referido, dos semanas con ausencia referida por ambas personas y una sin dato suficiente. Sobre cuatro semanas, el recado registrado aparece en 25 %; entre las tres con dato, 33,3 %. No son porcentajes de hijos afectados ni una estimación clínica. El pequeño número y las fuentes limitadas aconsejan presentar también los recuentos, que permiten entender mejor lo observado.

La comparación con M4 debe describir diferencias de periodo, criterio y fuentes. M4 tuvo cinco avisos en criterio sobre ocho oportunidades, 62,5 %. M6 presenta 50 % sobre cuatro. La diferencia aritmética es de menos 12,5 puntos porcentuales, pero no demuestra empeoramiento causado por el servicio. Un periodo distinto, pocos datos y cambios en cómo se recoge la información impiden esa inferencia. Tampoco conviene escoger solo el porcentaje entre datos disponibles para proclamar éxito.

Correlación temporal significa que dos cosas aparecen relacionadas en el tiempo. Causalidad exige un fundamento adicional para atribuir un resultado a una intervención. Este seguimiento individual sin comparación adecuada ni control de explicaciones alternativas no permite esa atribución. La guía F26 se utiliza como referencia de evaluación, no para fingir que el ejercicio equivale a un estudio científico.

6.1.4. Construir una bitácora útil

M6-T01 incluye código, fecha o momento, finalidad, hecho o relato, fuente, actuación, estado, pendiente, responsable y revisión. M6-T02 define los indicadores y sus límites. Ambos desarrollan D21 del índice. Cada anotación debe permitir localizar el dato base. Si la bitácora dice que hubo acuerdo, debe poder localizarse la aceptación concreta y no únicamente el envío de una propuesta.

Ordena por tiempo y utiliza estados consistentes: propuesto, realizado, pendiente, reprogramado, no realizado o dato insuficiente. Evita «cerrado» cuando solo has enviado una solicitud. La respuesta de un recurso puede cerrar una pregunta y abrir otra. Una derivación enviada no acredita atención recibida.

Antes de guardar, comprueba finalidad y mínima información. El registro de un cambio de turno no exige conservar toda la documentación laboral salvo necesidad y fundamento específicos. El de un problema de salud no exige copiar una historia clínica. Las notas de trabajo y las comunicaciones externas tienen destinatarios y finalidades diferentes; no se exporta la bitácora completa por defecto.