0.2. Confidencialidad, casos sintéticos e información segura

Tiempo previsto: 120 minutos. Explicación y lectura: 45, de los cuales 15 son externos. Ejemplos comentados: 20. Actividad A2: 40. Prueba y revisión: 15.

0.2.1. Reconocer información que identifica a una persona

Trabajar con familias puede dar acceso a información sobre niños, relaciones, salud, economía, procedimientos y vida cotidiana. Aprender a cuidar esa información empieza antes de abrir un expediente. También afecta al nombre del archivo, al dispositivo utilizado y a quién puede ver una pantalla.

El RGPD define dato personal, seudonimización y categorías especiales; sus artículos 4, 5 y 9 son la referencia para esta distinción. Un dato puede identificar directamente o mediante combinación con otros. Sustituir un nombre por un código no garantiza anonimato. La seudonimización mantiene la posibilidad de vincular la información a una persona mediante información adicional. Los principios del artículo 5 exigen, entre otras cosas, finalidad definida, minimización, exactitud y seguridad. La licitud y las condiciones especiales de ciertos tratamientos se comprueban por separado, no se deducen de que un archivo esté protegido con contraseña. F14: Reglamento General de Protección de Datos.

En lenguaje cotidiano se suele llamar «sensible» a cualquier información delicada. Conviene distinguir esa expresión del concepto jurídico de categorías especiales. Un dato de salud y un horario de recogida pueden requerir cuidado, aunque no pertenezcan a la misma categoría normativa. Los datos sobre condenas e infracciones tienen además un régimen específico. En este módulo no tienes que resolver sus bases jurídicas: debes reconocer que requieren una comprobación profesional diferenciada.

Identificación directa e indirecta

Un nombre completo junto a un documento identificativo permite reconocer directamente a alguien. La identificación indirecta puede surgir al combinar colegio, curso, actividad poco frecuente, municipio pequeño y una fecha. Ninguno de esos elementos aislado tiene por qué parecer revelador; juntos pueden señalar a una familia concreta.

Imagina un texto inventado que dice «la única niña de un pequeño centro que participa en un campeonato nacional de una disciplina poco habitual». Aunque se sustituyera su nombre por M1, alguien de su entorno podría reconocerla si el relato procediera de una familia real. El problema no desaparece al retirar la firma.

En un archivo también pueden aparecer datos fuera del cuerpo principal: autor, comentarios, control de cambios, propiedades de una imagen, nombre de una carpeta o texto oculto bajo un recuadro. Por eso la revisión de entrega debe incluir el archivo completo, no solo la página que se imprime.

Anonimizar, seudonimizar e inventar un caso

Anonimizar requiere que la persona deje de ser identificable atendiendo a los medios razonablemente utilizables. No se debe afirmar que un documento está anonimizado solo porque se ha borrado un nombre. La evaluación es contextual y puede exigir conocimientos especializados.

Seudonimizar consiste en sustituir o separar elementos identificativos manteniendo información que permite volver a vincularlos. Una tabla «CP-01 = familia concreta», guardada aparte, es un ejemplo de por qué el código no elimina la vinculación.

Crear un caso sintético significa elaborar una situación ficticia sin trasladar un expediente real. En el campus usamos esta opción. No debes coger un caso de tu despacho y cambiarle nombres, edades y localidad. Tampoco pedir a una herramienta de IA que transforme un documento real para hacerlo apto para la actividad.

Esta regla reduce riesgos y permite que todos trabajemos con la misma información. No es una afirmación de que nunca pueda utilizarse información profesional en formación bajo otro marco. Es la regla específica de este curso: las actividades se resuelven exclusivamente con los supuestos suministrados o con nuevas situaciones enteramente inventadas y autorizadas por la tutoría.

0.2.2. Reglas operativas del campus

Antes de subir un archivo, comprueba que procede del material docente y que contiene solo lo necesario para responder. Utiliza tu identificador de alumno cuando esté disponible. Los datos de matriculación que el campus necesite se gestionan por su circuito propio; no se incorporan a la narración de las familias ficticias.

No incluyas correos de clientes, documentos judiciales reales, historias clínicas, capturas de mensajería, fotografías de menores ni grabaciones. La prohibición se mantiene aunque tengas una autorización de la familia o pienses que has ocultado los datos. Tampoco pidas a otro alumno que revise informalmente documentación que contiene información personal.

Trabaja en una carpeta separada de tus expedientes profesionales. Evita abrir a la vez una carpeta docente y una carpeta de clientes si eso facilita elegir el adjunto equivocado. Antes de confirmar una entrega, abre el archivo que vas a enviar y comprueba su primera página, su nombre y sus propiedades. Revisar un documento diferente con nombre parecido no sirve.

En una captura de pantalla pueden verse otras pestañas, notificaciones o nombres de cuentas. Si una actividad no pide una captura, no la añadas. Para explicar un problema técnico suele bastar describir el mensaje o reproducirlo sin datos personales. La tutoría debe indicar un canal específico si necesita información adicional.

Ejemplo de nombre de archivo

En este curso puedes usar «ALU-014_M0_E0_v01.txt». ALU-014 representa un identificador docente ficticio; M0 identifica el módulo; E0, la entrega; v01, la versión. No uses nombres de familias, diagnósticos ni números de procedimientos en el nombre del archivo.

La fecha y la versión tienen funciones distintas. La fecha indica cuándo elaboraste o revisaste el documento; la versión permite distinguir cambios. Guardar «final», «final-bueno» y «final-ahora-si» dificulta saber qué entregaste. Una secuencia v01, v02 y un registro breve de cambios resulta más clara.

0.2.3. Finalidad, acceso y conservación: preguntas antes de actuar

Una finalidad responde a «para qué necesito esta información en esta actuación concreta». «Porque puede venir bien» no delimita un uso. En el campus, la finalidad de E0 es evaluar si sabes distinguir información, fuentes y límites. Para ello no se necesita el domicilio de una familia ni su historia clínica.

La minimización puede entrenarse preguntando qué decisión cambia gracias a cada dato. En un ejercicio sobre nomenclatura, conocer el nombre del colegio no aporta nada. En un supuesto posterior sobre barreras de transporte, una distancia ficticia podría ser relevante. La necesidad se relaciona con la tarea, no con el interés que despierte el relato.

El acceso se concede según funciones. Que varias personas trabajen en una organización no significa que todas deban leer todos los documentos. Una consulta académica puede necesitar la respuesta del alumno sin abrir sus datos administrativos. Una persona que mantiene una plataforma no necesita conocer el contenido familiar para cualquier incidencia técnica.

No confundas el canal utilizado con la autorización para compartir. Un mensaje enviado desde un correo institucional puede llegar a un destinatario incorrecto. Un enlace con apariencia privada puede permitir acceso a cualquiera que lo reciba. Comprueba destinatario, alcance del permiso y necesidad del envío. No reenvíes un documento entero cuando la consulta puede resolverse sin adjuntarlo.

La conservación debe estar definida por el responsable del tratamiento atendiendo al contexto aplicable. Este módulo no establece un plazo universal para expedientes profesionales. En la actividad docente, conserva tus versiones durante el proceso de aprendizaje y sigue la política comunicada por el Instituto. No uses el curso como archivo permanente de tu actividad profesional.

Contexto docente y contexto profesional

Una plantilla didáctica no es una cláusula legal lista para firmar con una familia. La actividad permite aprender qué campos hacen falta; su uso profesional exige adaptarlos y revisarlos. Lo mismo ocurre con un ejemplo de aviso de privacidad o con un protocolo de incidente. No cambies únicamente el logotipo para convertirlo en un documento operativo.

El deber de confidencialidad está contemplado en el artículo 5 de la LOPDGDD. No desaparece al finalizar una relación profesional. La información al interesado y otros requisitos deben analizarse según el tratamiento. La política general de una web no demuestra por sí sola que una intervención familiar concreta esté correctamente documentada. F15: Ley Orgánica 3/2018.

0.2.4. Confidencialidad, consentimiento y protección

Un compromiso de confidencialidad explica cómo se protege la información y cuáles son los límites aplicables. No debe prometer secreto absoluto sin excepciones. Si una actuación requiere una comunicación por un deber legal de protección, la existencia de una cláusula privada no permite ignorarlo. Tampoco debe utilizarse una referencia genérica a la protección para divulgar más información de la necesaria.

El consentimiento, cuando proceda, se refiere a usos concretos y debe reunir los requisitos correspondientes. Una firma no autoriza automáticamente a publicar un caso, entrenar un sistema, comunicar datos a cualquier entidad ni hacer una actuación fuera de las propias atribuciones. Puede haber además datos de terceros sobre los que quien firma no puede disponer de manera ilimitada.

En la simulación, no inventaremos un consentimiento universal. Si se pregunta «¿qué falta antes de compartir información con otro recurso?», identifica el propósito, el destinatario, la necesidad, el marco habilitante y los límites; no respondas solo «que firmen». El desarrollo jurídico de estos extremos corresponde al módulo 2.

Si el relato introduce una amenaza o una posible situación de violencia, el primer objetivo deja de ser practicar un acuerdo ordinario. La comunicación de indicios de violencia contra menores tiene previsiones específicas en los artículos 15 y 16 de la LOPIVI. En una situación real urgente se activa la respuesta de emergencia y protección correspondiente; no se espera a una corrección académica. El módulo 3 desarrollará la valoración y los circuitos. F06: Ley Orgánica 8/2021.

0.2.5. IA y NotebookLM en el trabajo del alumno

Puedes estudiar sin utilizar IA. Si utilizas una herramienta externa, trabaja solo con texto docente permitido o con supuestos íntegramente sintéticos. No subas documentación familiar real, notas de intervención, datos de compañeros, credenciales ni material cuya licencia no permita ese uso. Tener acceso de lectura a una publicación no significa poder cargarla en cualquier servicio.

Una herramienta puede ayudarte a formular preguntas, comparar tu explicación con una definición o detectar frases poco claras. No debe decidir por ti qué hechos existen ni sustituir la lectura de una fuente. Un resumen puede omitir un límite importante. Una respuesta con referencias numeradas puede contener una cita que no apoya la conclusión.

Utiliza una secuencia sencilla: delimita la tarea, selecciona información permitida, pide una respuesta con incertidumbres explícitas y contrasta el resultado. Conserva la referencia original utilizada. Si no puedes localizarla, no presentes la afirmación como verificada. En 0.4 practicarás cómo reconstruir una referencia.

Petición de estudio admisible

«Con este supuesto íntegramente inventado, ayúdame a separar lo expresado en el enunciado de lo que no consta. No inventes edades, resoluciones, diagnósticos ni medidas. Señala las frases que necesitarían una fuente». Después debes revisar cada línea y elaborar tu propia entrega. El resultado de la herramienta no es una solución oficial.

Declaración de ayuda recibida

Indica herramienta, fecha, finalidad, materiales utilizados y comprobaciones realizadas. Si no has utilizado IA, decláralo también. No hace falta adjuntar conversaciones completas: podrían incorporar datos innecesarios. La tutoría valorará el razonamiento y la autoría de la respuesta. Presentar una salida automática como observación propia impide saber qué has aprendido.

0.2.6. Qué hacer ante un envío equivocado

Una brecha puede afectar a la confidencialidad, la integridad o la disponibilidad de datos. Si envías un adjunto incorrecto, no ocultes el error ni lo difundas de nuevo para explicarlo. Detén nuevos envíos, limita el acceso si puedes hacerlo de forma segura, conserva los datos básicos del incidente y avisa inmediatamente por el canal oficial del responsable.

La AEPD explica que corresponde al responsable valorar el riesgo y las comunicaciones exigibles. La notificación a la autoridad, cuando proceda, tiene como referencia 72 horas desde que se tiene constancia; esto no es un plazo para que el alumno espere antes de avisar. La comunicación a personas afectadas depende, entre otros elementos, del alto riesgo. La documentación del incidente sigue siendo necesaria aunque no proceda notificarlo a la autoridad. F17: Orientaciones de la AEPD sobre brechas.

No se te pide que decidas por tu cuenta si debes comunicar una brecha a la AEPD ni que contactes indiscriminadamente con las familias. Tu tarea como alumno es avisar sin demora, aportar información suficiente y seguir las instrucciones del responsable. Si el error afecta solo a un documento completamente ficticio, descríbelo como incidente de la simulación: no lo presentes como una brecha real.

Ejemplo resuelto 1. El recuadro que parece ocultar un nombre

Una persona añade un rectángulo negro a un documento y asume que ya puede compartirlo. Al seleccionar el texto, el nombre sigue debajo. El problema no se corrige enviando una captura del documento para que un compañero lo compruebe: eso puede ampliar la difusión. En este curso se descarta el documento real y se utiliza el supuesto sintético suministrado. La revisión de ocultación no forma parte de las actividades autorizadas.

Ejemplo resuelto 2. Un dato innecesario en una tarea correcta

La respuesta de un alumno distingue bien dato y relato, pero añade «basado en una familia que atendí». Aunque no escriba el nombre, la entrega incumple la regla de origen sintético y abre dudas sobre la procedencia del contenido. Debe rehacerla con el supuesto docente. La calidad del análisis no compensa el uso de información no permitida.

Ejemplo resuelto 3. Enlace accesible para cualquiera

En una simulación, ALU-014 prepara E0 y crea un enlace público para entregarlo. No basta con que el nombre del archivo sea correcto. La acción adecuada es restringir o retirar el enlace y usar el circuito de entrega indicado por el campus. En un incidente real habría que valorar además qué información quedó expuesta y durante cuánto tiempo, sin afirmar que «nadie la vio» cuando no se sabe.

Ejemplo resuelto 4. Registro breve del incidente ficticio

«SIM-INC-01. A las 10:10 detecté que el enlace de la actividad estaba configurado para acceso por enlace. A las 10:12 retiré ese permiso. El archivo contenía exclusivamente el caso sintético docente. No consta si hubo accesos. Comunico el incidente simulado a la tutoría para revisar el procedimiento. Medida preventiva: comprobar permisos y adjunto antes de cada entrega». El registro diferencia hechos, incertidumbre y medidas; no inventa accesos ni asegura una inexistencia que no puede verificar.

Lectura guiada L1: 15 minutos

Dedica diez minutos a F14: artículo 4, puntos 1 y 5; artículo 5.1, letras b, c y f; y comienzo del artículo 9.1 para reconocer la categoría. Dedica cinco minutos a F15, artículo 5, y al inicio de F17 sobre quién valora y comunica una brecha. No leas el reglamento completo. Escribe una nota de estudio con una diferencia entre código y anonimato y otra entre aviso interno y notificación a la autoridad. Esa nota forma parte del estudio, no es una entrega adicional.

Aplicación

En A2 revisarás ocho piezas de una carpeta simulada. Para cada una explica el error, el riesgo o incumplimiento docente y la corrección. Después redacta un aviso breve del incidente ficticio y prepara una lista de control de entrega. No busques un expediente real para completar los ejemplos.