7.4. Cierre, interrupción y continuidad

7.4.1. Motivos diferentes, decisiones diferentes

El cierre puede responder al logro de objetivos, fin del periodo, retirada de participación, pérdida de condiciones, falta de adecuación, imposibilidad del servicio o necesidad de otro recurso. No mezcles motivo y valoración de las personas. «Finaliza el plazo acordado sin renovación» describe CP-01. «La familia fracasa» introduce una valoración global que no ayuda a decidir. Un cierre por finalización de plazo puede coexistir con objetivos parcialmente alcanzados.

Interrumpir una actividad no equivale siempre a terminar todo el encargo. Si aparece una amenaza, puede ser necesario detener una reunión conjunta y activar protección mientras se examina el resto de actuaciones. Si falta una confirmación ordinaria, puede bastar reprogramar dentro de condiciones. La decisión debe distinguir urgencia, actividad afectada, fundamento, comunicaciones y revisión. No uses la palabra «suspensión» sin explicar qué se suspende y quién tiene facultad para hacerlo.

Antes de cerrar, revisa compromisos pendientes: devolución prevista, respuesta a solicitud de derechos, documentación de incidencia, comunicación debida o coordinación autorizada. El fin de sesiones no elimina esas obligaciones. Tampoco garantiza que el recurso de destino haya atendido. Si solo se ha dado información sobre cómo solicitar cita, escribe ese estado. No prolongues indefinidamente un servicio fuera de alcance porque la derivación no se haya completado; identifica el cauce y las responsabilidades pertinentes.

7.4.2. Comunicar un cierre comprensible

La comunicación incluye motivo, momento de finalización, síntesis proporcionada, asuntos pendientes, canales posteriores y límites. Distingue contacto administrativo para derechos o correcciones de nueva atención profesional. En CP-01 la nota de finalización ya recibida explica el fin de fase. E7 desarrolla la devolución documental; no añade una prórroga. Se puede informar sobre posibles pasos posteriores sin ofrecer un servicio no aceptado.

Una devolución comprensible para A y B podría decir: «La fase de cuatro semanas ha terminado. Se realizaron los cuatro contactos individuales previstos, uno de ellos reprogramado. Los avisos se pudieron comprobar como puntuales en dos de cuatro oportunidades; otra fue tardía y de una falta registro suficiente. Siguen pendientes algunas comprobaciones. No se ha acordado continuar y este cierre no cambia las medidas de organización familiar que sean aplicables». En el informe se añaden las fuentes, no detalles íntimos innecesarios.

Pregunta cómo entiende la persona el siguiente paso. Puede interpretar «pendiente» como una obligación tuya de actuar sin nuevo encargo o «cerrado» como que ya no puede rectificar datos. Corrige ambas interpretaciones. Si la comunicación puede comprometer seguridad, no apliques automáticamente una devolución conjunta: revisa el cauce seguro y los deberes de protección. La simetría de formato nunca sustituye ese examen.

7.4.3. Diferencia entre vía privada y judicial

En la vía privada se examinan contrato, condiciones de terminación, obligaciones legales y profesionales, información y protección. No se inventa aceptación por silencio. En la vía judicial se revisa además la resolución concreta, objeto, duración, informes debidos y cauce para comunicar imposibilidad, solicitar aclaración o formular una petición de relevo. La voluntad unilateral de un progenitor no modifica por sí misma una resolución.

Si un encargo excede competencia o se vuelve inseguro, deja constancia y utiliza el cauce adecuado sin realizar actuaciones improcedentes mientras esperas. Explica qué puedes hacer con seguridad, qué no puedes hacer y qué resolución o apoyo necesitas. Tampoco presentes tu nota de cierre como una resolución que deja sin efecto medidas judiciales. Un informe comunica hechos y propuestas dentro de su alcance; la autoridad competente adopta las decisiones que le corresponden.

Una derivación profesional tiene su propio marco. Que un trabajador social remita una familia no convierte al remitente en director de todas tus decisiones ni le da acceso irrestricto a las notas. Aclara si espera acuse de recepción, valoración de adecuación o devolución pactada y con qué fundamento. Registra los estados por separado: propuesta, solicitud, recepción, cita y atención iniciada.

7.4.4. Conservación, derechos, bloqueo y eliminación

La conservación se determina por categorías y finalidades, no con un número universal de años para «todos los expedientes de CP». Pueden existir obligaciones fiscales, contractuales, de responsabilidad profesional, sanitarias si realmente corresponde ese régimen, judiciales o de protección de datos. Identifica cuáles se aplican al servicio concreto y verifica plazos con asesoramiento. No importes el plazo de documentación clínica a cualquier servicio privado por semejanza de actividad.

El artículo 5.1.e RGPD limita la conservación identificable al tiempo necesario para los fines, con las particularidades que establece. El artículo 17 regula supresión y excepciones; el 18, limitación. La LOPDGDD, artículo 32, regula bloqueo cuando procede rectificación o supresión: identificación y reserva con restricciones, para posibles responsabilidades durante su prescripción, y destrucción posterior. Bloquear no significa mover a una carpeta que todo el equipo sigue leyendo. Su tratamiento queda restringido a los supuestos legales y no puede reutilizarse para formar alumnos.

La matriz de conservación D24-C contiene categoría, finalidad vigente, fundamento, inicio del cómputo, plazo o criterio confirmado, acceso, acción al vencimiento, responsable y revisión. En un ejercicio puede aparecer «plazo por confirmar con asesoramiento antes de implantación»; en un servicio real debe resolverse, no convertirse en conservación indefinida. Deben contemplarse copias, copias de seguridad, dispositivos y proveedores conforme a sus funciones. Una eliminación debe ser verificable y compatible con las obligaciones de conservación que procedan.

Cuando llega una petición de acceso, no destruyas preventivamente datos para evitar responder. Cuando se reclama un error, limita la difusión de la versión incorrecta y tramita la corrección con trazabilidad protegida. Al terminar un contrato con un proveedor, revisa devolución o eliminación según su papel y acuerdo, sin asumir que cerrar tu cuenta borra todos los datos. Antes de compartir un ejemplo para supervisión, valora necesidad, fundamento y seguridad; para el curso se usan exclusivamente casos sintéticos.

Decisión de cierre de CP-01

El motivo es el fin del periodo de cuatro semanas, sin renovación aceptada. La actividad individual prevista se completó; no constan resultados suficientes para declarar objetivos globales logrados. Los pendientes de acceso escolar, R y comedor no se convierten en gestiones realizadas. La devolución final sigue en borrador. La solicitud R03 necesita respuesta y control propio. No hay base para afirmar que una factura esté pagada o impagada. La conservación requiere matriz aplicable al servicio, no un plazo inventado.